Digitalisation du métier d’avocat, pourquoi s’y intéresser dès aujourd’hui ?

1) Comment digitaliser un cabinet d’avocats ?

La digitalisation permet de  : 

1. faciliter le travail quotidien, 
2. de gagner du temps, 
3. d'améliorer la fiabilité 
4. et de mieux communiquer avec les clients. 

Cependant, réussir cette transformation nécessite une approche structurée.

a) Cartographier les flux de travail juridiques

Pour bien aborder la digitalisation, il est fondamental de se positionner en fonction de la valeur ajoutée. 

Il faut commencer par faire un audit de vos usages et processus de traitement des dossiers. 

Vous devez analyser l'existant en matière d'outils numériques pour identifier les potentiels à exploiter.

1) Identifier les tâches à faible valeur : dossiers papier, relances manuelles, facturation

L'objectif est de simplifier les tâches chronophages afin d’optimiser le temps consacré au cœur du métier. 

Les nouvelles technologies permettent de simplifier des tâches comme :  

• la signature électronique, 
• la prise de rendez-vous 
• ou le paiement des honoraires. 

La digitalisation facilite la rédaction de documents juridiques à partir de modèles, réduisant le risque d'erreur, et permet d'automatiser partiellement les contrôles de validité juridique. 

Des logiciels peuvent également faciliter la vie en matière de facturation et de gestion des temps. 

Ces technologies sont parfois compliquées à maîtriser, voilà pourquoi il serait utile pour vous de faire appel à une agence low code. 

De même, la gestion des documents papier représente un défi organisationnel important. 

L'automatisation et la dématérialisation remettent en cause le taux horaire en rendant la valeur moins liée au temps passé. 

Repérer les gisements de temps pour libérer les avocats leur permet de se consacrer à leur réelle valeur ajoutée : l'écoute et le conseil personnalisé.

b) Choisir l’architecture numérique adaptée : cloud sécurisé ou serveur interne ?

La sélection de l'architecture numérique est une étape pour maîtriser de nouveaux outils sans risque et garantir la confidentialité des dossiers. 

Un premier outil indispensable concerne la gestion des données, qui doivent être stockées sur un Cloud ou des serveurs sécurisés, plutôt qu'uniquement sur les ordinateurs locaux. 

Une solution intéressante dans ce cas serait de faire appel à une agence Xano afin de faire un diagnostic de vos besoins et de créer un outil véritablement adapté à votre situation.

En effet, le stockage en interne ou via un cloud, ainsi que la gestion des niveaux d'accès et la protection contre les cyberattaques, sont des enjeux majeurs en matière de sécurité des données numériques. 

Les plateformes collaboratives basées sur le cloud sont de plus en plus prisées.

1) Sélectionner une plateforme legaltech évolutive, compatible RGPD et secret professionnel.

Il est nécessaire de bien identifier les briques numériques pour faire progresser son activité. 

Les Legaltechs proposent des services et des outils pour accélérer la digitalisation de la profession. 

Un bon CRM, par exemple, permet de stocker ses données dans un espace sécurisé et fiable et de garantir la conformité aux réglementations officielles (comme le RGPD). 

La sécurité des données, le respect de l'éthique et de la déontologie sont des briques importantes de la digitalisation. 

Les principes fondamentaux de la déontologie, tels que la confidentialité et le secret professionnel, doivent être adaptés à l'environnement numérique, avec la protection des données clients comme enjeu à l'ère du cloud computing et des cyberattaques. 

La bonne décision se joue souvent sur la capacité de la technologie à répondre au besoin tout en respectant ces contraintes. 

Il est important de choisir des plateformes dont les solutions logicielles intègrent la formation à leur utilisation.

c) Conduire le changement humain et organisationnel.

La transformation numérique ne se limite pas à l'acquisition d'outils ; elle implique également un changement humain et organisationnel. 

Le sous-équipement et le manque d’appropriation des outils sont fréquemment dus à une méconnaissance des solutions et à un manque de temps pour la mise en place et l’apprentissage.

1) Impliquer associés et collaborateurs dès le POC et piloter des KPIs clairs.

Pour mener à bien cette conversion et s'assurer que les nouveaux outils seront adoptés par l'ensemble du cabinet, il faut à la fois évangéliser et s'appuyer sur des personnes ressources. 

Il est fondamental d'identifier en interne les collaborateurs qui pourront être le moteur de cette mutation et de prévoir un temps d'apprentissage et de prise en main des outils numériques. 

La sensibilisation des équipes aux enjeux et aux risques de cybercriminalité est la première chose à mettre en place, car la plus grande faille reste l'humain. 

Piloter des KPIs clairs (indicateurs de performance) ou, plus généralement, l'analyse des résultats et des dysfonctionnements permet d'identifier les tendances et les opportunités. 

Il est important de rappeler régulièrement les fonctionnalités, les objectifs et les solutions. 

L'objectif est de transformer les usages, pas seulement les outils.

2) Liste des activités juridiques pouvant être digitalisées

• Rédaction d’actes
• Suivi des dossiers
• Communication avec les clients
• Gestion des rendez-vous
• Facturation et encaissement
• Gestion des délais et alertes

d) Analyse SWOT de la digitalisation du cabinet d’avocats.

2) Quels sont les enjeux de la digitalisation ?

Derrière les écrans se cache un triple défi que peu de cabinets anticipent. 

La révolution numérique a profondément transformé la manière dont les avocats exercent leur profession, entraînant un changement des habitudes personnelles et professionnelles et impactant le comportement des justiciables. 

La digitalisation n'est pas seulement une tendance, mais une évolution nécessaire pour garantir la compétitivité des cabinets d'avocats. 

Les avocats doivent embrasser les opportunités offertes par le numérique tout en restant vigilants quant aux risques éthiques qu'il comporte.

a) Compétitivité et visibilité sur le marché juridique

Dans un secteur juridique hautement concurrentiel, la recherche de services juridiques se fait principalement en ligne. 

Il est donc indispensable d'avoir une présence en ligne solide et de se démarquer.

1) Attirer de nouveaux clients via site web optimisé, SEO et réseaux sociaux.

Un site internet professionnel et actif est fondamental. 

Il doit être la vitrine de l'expertise du cabinet, présenter clairement l'offre de services, les spécialisations, l'équipe et éventuellement les tarifs. 

Un site bien conçu, avec une navigation intuitive et compatible mobile, incarne la crédibilité. 

Pour être efficace, la création d'un site web peut être réalisée par une agence no-code pour garantir sa performance et son optimisation pour le référencement web. 

Le référencement naturel (SEO) est un levier incontournable. 

Utiliser les bons mots-clés aide les prospects à trouver le cabinet sur Google, augmentant la visibilité et permettant d'atteindre un public ciblé. 

La création de contenu pertinent comme : 

• des articles de blog, 
• des guides ou 
• des études de cas, démontre l'expertise, améliore le référencement et attire l'intérêt. 

L'utilisation de réseaux sociaux professionnels comme LinkedIn se généralise, offrant de nouvelles opportunités de mise en relation et permettant de développer la clientèle. 

Les plateformes de mise en relation peuvent également être un canal fort pour développer sa clientèle. 

Une présence attractive en ligne et une bonne gestion de l'e-réputation sont importantes.

2) Liste des bénéfices de la digitalisation pour un avocat.

• Gain de temps
• Réduction des erreurs
• Meilleure organisation
• Meilleure traçabilité
• Accessibilité à distance
  
  

b) Efficacité opérationnelle et rentabilité.

La transformation digitale offre des avantages considérables pour les avocats en termes de visibilité, de fidélisation et de génération de leads. 

Le numérique permet de simplifier certaines tâches. 

Les nouvelles technologies permettent  : 

1. d'optimiser le travail au quotidien, 
2. de gagner en temps et en fiabilité, 
3. d'augmenter la productivité 
4. et donc la rentabilité. 

Le manque de connaissance et de temps pour la mise en place des solutions numériques sont des freins à l'adoption.

1) Liste des freins à la digitalisation dans les cabinets d’avocats.

• Coût des outils
• Manque de formation
• Résistance au changement
• Enjeux de cybersécurité
• Incompatibilité avec certaines pratiques judiciaires

2) Réduire le temps passé sur l’administratif grâce à l’automatisation.

Il est important de lister les tâches chronophages qui peuvent être simplifiées afin d'optimiser le temps consacré au cœur du métier. 

La digitalisation et l'automatisation permettent de réduire les tâches répétitives à faible valeur ajoutée. 

Des solutions numériques comme  : 

• la signature électronique, 
• l'automatisation de la création de documents et contrats, 
• les logiciels de gestion de dossiers et de facturation, 
• les systèmes de saisie par reconnaissance vocale, 
• la gestion des flux de documents, 
• et les solutions de gestion électronique des documents (GED) aident à simplifier et à accélérer les processus. 

L'utilisation d'une GED, par exemple : 

1. facilite la circulation des documents, 
2. sécurise le stockage, 
3. permet une recherche rapide 
4. et offre une traçabilité. 

Ces outils permettent de gagner du temps, de libérer du temps pour les tâches juridiques à forte valeur ajoutée et d'améliorer l'efficacité.

c) Conformité et maîtrise des risques.

Avec la digitalisation, la question de la sécurité des données devient primordiale. 

Les avocats détiennent des informations sensibles et confidentielles, et la confidentialité est un pilier de la profession. 

Le numérique soulève de nouvelles questions éthiques et les principes déontologiques doivent être adaptés à cet environnement. 

La méfiance vis-à-vis des nouvelles technologies et le manque de formation ont été des freins à la digitalisation pour certains. 

L'empressement à utiliser de nouveaux outils sans prendre en compte la cybersécurité est un problème.

1) Liste des solutions de cybersécurité adaptées aux avocats

• VPN
• Anti-virus professionnels
• Stockage chiffré
• Authentification forte (2FA)
• Gestion des droits d'accès

2) Garantir RGPD, secret professionnel et traçabilité des données.

Assurer la protection des données contre les cyberattaques et les fuites est essentiel. 

La réglementation RGPD impose des obligations strictes en matière de protection des données personnelles. 

Les avocats sont tenus au secret professionnel et sa violation est sanctionnée. 

Le secret professionnel doit être préservé même à l'ère numérique. 

L'utilisation d'outils inadaptés aux spécificités de la profession et l'insuffisance de dispositions contractuelles sur la sécurité informatique sont des facteurs d'insécurité. 

Les risques incluent  : 

• les rançongiciels, 
• les consultations illégitimes, 
• l'envoi d'informations confidentielles par erreur, 
• et l'exploitation de données sur le darknet.

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Ces risques peuvent entraîner une lourde responsabilité juridique pour l'avocat (pénal, civil, déontologique, administratif).

Des solutions techniques comme l'utilisation systématique du chiffrement sont préconisées pour préserver le secret professionnel. 

La sécurisation passe aussi par des solutions juridiques comme les contrats pour s'assurer que les prestataires respectent la confidentialité. 

Vous devez donc utiliser des moyens de communication sécurisés pour garantir la confidentialité des échanges électroniques. 

Les avocats doivent être vigilants quant à la sécurité de leurs systèmes informatiques. 

Un bon CRM, par exemple, permet de stocker les données dans un espace sécurisé et fiable et de garantir la conformité aux réglementations. 

Un logiciel de GED permet également un partage sécurisé des documents avec des accès restreints et une traçabilité.

La plus grande faille en matière de cybersécurité reste l'humain ! 

La sensibilisation et la formation continue des équipes aux enjeux et risques de cybercriminalité sont essentiels. 

Les avocats doivent développer des compétences techniques et éthiques pour naviguer dans l'environnement numérique tout en respectant leurs obligations déontologiques. 

La maîtrise des enjeux de cybersécurité et de protection des données personnelles devient indispensable. 

L'évolution du cadre réglementaire par les instances régulatrices est nécessaire pour encadrer l'utilisation des technologies et préserver les valeurs fondamentales.

La traçabilité et l'historisation des documents sont également un avantage de l'utilisation d'outils numériques comme une GED. Cela contribue à la rigueur et à la fiabilité attendues par les clients.

3) Liste des enjeux éthiques de la digitalisation.

• Transparence de l'information
• Respect de la confidentialité
• Traçabilité des décisions algorithmiques
• Dérives possibles de l’IA juridique

3) Comment améliorer la relation client ?

La loyauté d’un justiciable se joue désormais en un clic. 

L'évolution des comportements des clients, de plus en plus connectés et exigeants en termes d’expérience, de réactivité et de transparence, impose aux professionnels du droit d'adapter leurs méthodes d'exercice. 

La digitalisation est devenue quasiment une condition de survie dans un secteur très concurrentiel. 

Améliorer la relation client est une tendance de fond dans l'exploitation des technologies, et la digitalisation offre des avantages considérables pour la fidélisation et la génération de leads.

a) Mettre en place une communication omnicanale.

Les outils numériques facilitent grandement la communication avec les clients, et leur utilisation se généralise. 

Adopter une stratégie de communication digitale permet de renforcer sa notoriété et attirer de nouveaux prospects. 

De ce fait, les communications personnalisées peuvent être automatisées grâce à l'IA.

1) Portail client 24/7 : suivi de dossier, chat sécurisé, signature électronique.

Les plateformes collaboratives basées sur le cloud sont de plus en plus prisées pour faciliter la mise en relation avec les clients et partager des documents de manière sécurisée. 

L'utilisation de plateformes de communication sécurisées est impérative pour assurer la sécurité des échanges, en utilisant des protocoles de cryptage avancés. 

Grâce à ces plateformes numériques sécurisées, les clients peuvent suivre en temps réel l'évolution de leurs dossiers, accéder aux documents pertinents et être informés à chaque étape. 

Cette transparence renforce la confiance. 

La création d'un dossier électronique partagé est une possibilité. 

Des solutions de visioconférence ou la téléconsultation ont également été expérimentées avec succès. 

La signature électronique est un besoin récurrent identifié par une large majorité d'avocats. 

L'ère numérique rend les services plus accessibles, permettant la consultation sans déplacement physique grâce aux outils de communication sécurisée.

2) Liste des autres cas d’usage du numérique dans la relation client.

• Onboarding client automatisé
• Suivi de dossier par espace client en ligne
• Envoi automatique d’informations
• Notifications de rappels

b) Personnaliser le conseil grâce à la data.

La digitalisation des cabinets impacte la gestion des données. 

Une utilisation approfondie des outils d'IA générative permet d'optimiser diverses tâches juridiques et d'améliorer la communication client. 

L'IA peut aider à développer des stratégies de marketing juridique, à automatiser les efforts de marketing et à personnaliser les communications. 

Les avocats sous-estiment parfois la valeur des données qui transitent par leurs mains. 

L'IA se base sur cette donnée, souvent qualifiée d'« or noir », pour fonctionner. 

Elle peut transformer une donnée brute en information exploitable, permettant d'approfondir l'analyse. 

L'analyse des données permet d'identifier les tendances et les opportunités.

1) CRM juridique : segments, alertes proactives, recommandations ciblées.

Les outils de gestion de la relation client, ou CRM (Customer Relationship Manager), sont essentiels pour gérer le parcours client. 

Un CRM permet de stocker et de centraliser les informations sur les clients et prospects, et de les partager avec les personnes souhaitées. 

Il assure un historique complet des interactions et permet de suivre rigoureusement la prospection commerciale. 

Utiliser un CRM, c'est garantir qu'aucun client ne soit oublié et offrir un service personnalisé. 

Les prospects peuvent être enregistrés pour suivre les opportunités potentielles et les diriger vers les services dont ils ont besoin, maximisant ainsi le développement de la clientèle. 

Le CRM aide également à gérer les tâches et les échéances. 

Certains CRM permettent d'analyser les données, de créer des tableaux de bord et des graphiques analytiques pour identifier les tendances et les dysfonctionnements. 

Il est possible d'identifier les clients nécessitant une attention particulière ou des relances automatisées. 

Des CRM spécialisés existent pour les avocats, incluant des fonctionnalités dédiées comme le suivi des dossiers.

c) Mesurer et optimiser la satisfaction en continu

Une expérience client réussie augmente le taux de recommandation. 

La digitalisation a amélioré l'expérience client en offrant transparence, accessibilité et rapidité. 

Les clients sont souvent satisfaits du processus digitalisé, le trouvant rapide, clair et fluide. 

Le manque de suivi ou de communication est une cause fréquente de collaborations ratées. 

Il est possible de collecter les avis des clients, par exemple via Google My Business. 

Gérer les commentaires, qu'ils soient positifs ou négatifs, est une opportunité de se démarquer. 

Les témoignages clients authentiques renforcent la confiance. 

Mesurer l'impact des actions digitales est important, en utilisant des indicateurs tels que le taux de conversion ou le coût par lead. 

Les tests A/B permettent d'optimiser continuellement la stratégie. 

Une stratégie de nurturing aide à maintenir une relation de confiance avec les clients pour les fidéliser.

1) NPS, feedback en temps réel et revue trimestrielle des attentes.

Le NPS (Net Promoter Score) ou les revues trimestrielles des attentes soulignent l'importance  : 

• de la satisfaction client, 
• la collecte de feedback (avis clients) 
• et l'amélioration continue de l'expérience client. 

Les informations compilées dans le CRM peuvent aider à comprendre le comportement des clients et la typologie de clientèle à cibler, permettant ainsi d'évaluer la performance et d'adapter la stratégie. 

Le marketing automation et les newsletters permettent d'envoyer des communications personnalisées aux prospects et clients, nourrissant ainsi la relation. 

L'objectif est de garantir une bonne relation avec les clients.

4) Quels outils numériques utiliser ?

Voici l’arsenal du parfait “avocat du futur”. 

L'intégration des outils numériques est devenue capitale pour optimiser la pratique juridique, améliorer l'efficacité et répondre aux attentes des clients. 

La transition numérique est une condition de survie dans un marché concurrentiel.

a) Logiciels de gestion de cabinet : CRM, ERP, DMS collaboratif

Les logiciels de gestion de cabinet sont au cœur de la pratique quotidienne de l'avocat. 

Ils permettent  : 

• d'optimiser l'organisation et le suivi des dossiers, 
• de gérer les contacts et les interactions avec les clients et prospects (via un CRM), 
• et de faciliter la facturation et la comptabilité. 

La centralisation des informations dans un CRM sécurise les données et améliore les opérations en permettant aux collaborateurs de mieux gérer leur temps. 

La gestion électronique des documents (GED), ou DMS, est une solution indispensable pour  : 

1. organiser, 
2. stocker, 
3. indexer 
4. et partager les documents de manière sécurisée, réduisant ainsi le risque de perte et facilitant la recherche.

b) Outils digitaux classés par usage

1) Match Jarvis vs Secib vs portail sur-mesure : forces et limites

Plusieurs logiciels spécialisés existent pour les cabinets d'avocats. 

Secib est une solution complète, réputée intuitive et dynamique, particulièrement appréciée pour la gestion des dossiers, l'accès via le Cloud, le suivi des tâches et la répartition du travail entre collaborateurs. 

Elle est également efficace pour la gestion de la relation client et la facturation, et excelle dans l'analyse des performances pour le développement commercial. 

JarvisLegal est aussi un outil complet, intégrant l'intelligence artificielle pour automatiser un grand nombre de tâches et propose une tarification modulable. 

Diapaz se distingue comme un logiciel web 100% français conçu exclusivement pour les avocats, offrant une gamme complète et modulable de fonctionnalités pour s'adapter à toutes les organisations et spécialités. 

Il garantit une sécurité renforcée des données avec triple certification. 

D'autres solutions comme Kleos offrent des fonctionnalités de CRM et de facturation avec une bonne intégration aux outils existants. 

Au-delà des logiciels spécialisés, des plateformes généralistes comme Salesforce ou HubSpot peuvent être utilisées comme CRM, offrant plus de personnalisation mais nécessitant une configuration avancée. 

Les legaltechs proposent aussi des solutions qui facilitent le travail quotidien des avocats. 

Les plateformes institutionnelles comme e-Barreau sont par ailleurs des outils numériques essentiels.

2) Liste des outils numériques pour les avocats.

• Logiciels de gestion de cabinet (ERP juridique)
• Plateformes de visioconférence
• CRM pour avocats
• Services de signature électronique
• Outils de gestion documentaire
• Outils de gestion des tâches et des projets

b) Automatisation et intelligence artificielle.

L'automatisation et l'intelligence artificielle (IA) transforment le métier d'avocat en permettant d'optimiser les tâches et de se concentrer sur la valeur ajoutée : l'écoute et le conseil personnalisé. 

Les tâches à faible valeur ajoutée peuvent être automatisées, telles que :  

• la rédaction de documents à partir de modèles, 
• les contrôles de validité, 
• ou la recherche de jurisprudence. 

L'IA promet de révolutionner l'analyse juridique, permettant de traiter des volumes massifs de données pour des conseils plus précis. 

Les legaltechs sont souvent à la pointe de ces solutions d'automatisation et d'IA.

1) Chatbots juridiques, OCR de factures, génération de contrats.

La génération de contrats et de documents juridiques est une tâche qui bénéficie grandement de l'automatisation. 

Des plateformes et logiciels permettent de générer automatiquement des documents à partir de modèles, réduisant le temps et le risque d'erreur.

c) Collaboration et travail à distance.

Le digital favorise la collaboration et le travail à distance, une nécessité mise en évidence par la crise sanitaire. 

Les plateformes collaboratives et les logiciels permettent une meilleure communication entre les avocats d'un même cabinet et avec leurs clients.

1) Suites cloud, co-édition de documents, visioconférence chiffrée.

Les suites cloud sont des solutions pour le stockage sécurisé des données. 

Elles permettent non seulement de centraliser les documents pour un accès facile de n'importe où, mais aussi de faciliter la co-édition de documents, indispensable lorsque plusieurs membres du cabinet travaillent sur le même dossier. 

Certaines solutions cloud proposent un hébergement en France pour répondre aux préoccupations de souveraineté des données. 

La visioconférence est un autre outil numérique qui permet de mener des réunions virtuelles, évitant ainsi les déplacements. 

La signature électronique est également un outil clé pour faciliter les transactions à distance.

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5) Comment garantir la sécurité des données ?

Confiance du client ou faillite ? 

Tout se joue ici. 

La digitalisation, bien qu'elle offre de nombreux avantages en termes d'efficacité et d'optimisation, soulève des défis majeurs, notamment la sécurité des données. 

Les avocats détiennent des informations particulièrement sensibles, qu'il s'agisse de données  : 

• personnelles, 
• confidentielles, 
• financières 
• ou même liées à des affaires médiatiques. 

Une faille de sécurité peut entraîner des risques lourds, incluant des sanctions : 

• pénales, 
• civiles, 
• déontologiques 
• et administratives (CNIL), sans parler de la perte de confiance des clients et des pertes financières directes liées à la fraude. 

Assurer la protection de ces données est donc une priorité incontournable.

a) Gouvernance de la donnée et classification des informations sensibles.

La première étape pour garantir la sécurité des données consiste à bien appréhender les informations détenues. 

Vous devez faire un audit de ses usages, une analyse de l'existant, et une cartographie précise de ses risques. 

Cette démarche permet de classifier les informations, notamment celles qui sont sensibles ou couvertes par le secret professionnel, et de comprendre où se situent les vulnérabilités.

1) Matrice d’accès, journalisation et politique de rétention.

La gestion des niveaux d'accès est importante pour protéger les informations. 

Les outils de gestion électronique des documents (GED) permettent de restreindre l'accès aux seuls utilisateurs autorisés et d'ouvrir des accès avec des permissions variables selon les collaborateurs. 

La traçabilité et l'historisation des documents dans une GED sont également mentionnées comme des avantages pour le suivi, ce qui peut contribuer à la journalisation des accès et des modifications. 

b) Sécuriser l’infrastructure et les outils.

La sécurité des données repose également sur l'infrastructure et les outils utilisés. 

Il est nécessaire d'investir dans des systèmes d'information adaptés et sûrs et d'utiliser des outils numériques appropriés. 

Les plateformes collaboratives basées sur le cloud sont de plus en plus prisées car elles facilitent le partage sécurisé de documents et offrent un espace de stockage en ligne qui garantit la sécurité des données et leur sauvegarde. 

Choisir une solution cloud peut impliquer de considérer des critères comme la localisation des données, certaines solutions françaises hébergeant les données en France pour des raisons de souveraineté. 

Les outils de gestion de la relation client (CRM) doivent également stocker les données dans un espace sécurisé et fiable.

1) Chiffrement, tests de pénétration, plan de reprise d’activité.

Parmi les solutions techniques pour sécuriser la pratique numérique, l'utilisation systématique du chiffrement est présentée comme indispensable à la préservation du secret professionnel. 

Le chiffrement est la méthode qui rend la compréhension d'un document impossible sans la clé. 

Les plateformes de communication sécurisées garantissent que les informations sont protégées par des protocoles de cryptage avancés. 

c) Conformité RGPD et secret professionnel.

Naviguer dans le numérique avec intégrité implique de respecter l'éthique et la déontologie. 

Le secret professionnel est un pilier fondamental de la profession d'avocat, et sa violation est sévèrement sanctionnée. 

La dématérialisation et l'utilisation des outils numériques ne doivent en aucun cas compromettre ce principe. 

La protection des données personnelles est un enjeu à l'ère numérique, et la conformité au RGPD est une obligation stricte pour les avocats. 

Le RGPD impose de garantir la protection des données personnelles. Les avocats doivent s'y conformer scrupuleusement. 

Le Code de déontologie des avocats rappelle l'importance du secret professionnel qui doit être préservé à tout prix. 

Le respect de la déontologie exige une vigilance particulière quant à la sécurité des systèmes informatiques et à la protection des informations sensibles. 

La CNIL et les ordres professionnels collaborent pour élaborer des lignes directrices sur la protection des données dans le contexte juridique.

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1) Liste des réglementations à connaître sur la digitalisation et le droit.

• RGPD
• Déontologie numérique
• Confidentialité client
• Hébergement des données sensibles

2) Rôles DPO, procédures de violation, clauses contractuelles.

La gestion de la conformité et de la sécurité des données implique plusieurs éléments. 

Le rôle du DPO (Délégué à la Protection des Données) est mentionné dans le contexte des groupes de travail sur la protection des données, soulignant son importance pour les professionnels de la cybersécurité et les DPO. 

En cas de violation, vous devez  : 

1. prévoir des procédures pour réagir, 
2. notamment déconnecter les appareils, 
3. ouvrir une cellule de crise, 
4. et avertir les autorités compétentes (comme cybermalveillance.gouv.fr, autorités étatiques et ordinales), ainsi que les clients concernés. 

Vous devez tout noter sur l'incident. 

La sécurisation de la pratique numérique passe aussi par des solutions juridiques, particulièrement des techniques contractuelles. 

L'avocat doit s'assurer, par contrat, que les tiers susceptibles de prendre connaissance des données traitées soient tenus de les respecter. 

Il lui revient d'indiquer à son prestataire :  

1. la spécificité de sa profession, 
2. du secret professionnel particulièrement, 
3. et de lui expliquer comment le respecter.

6) Quel est l’impact de la crise sanitaire ?

Le COVID-19 a bousculé plus qu’on ne le pense… 

La crise sanitaire a agi comme un accélérateur majeur de la transformation numérique de la profession d'avocat. 

Bien que le processus de digitalisation était déjà en cours, les périodes de confinement ont mis en évidence la nécessité pour les avocats de disposer d'outils numériques pour faciliter leurs tâches et le télétravail. 

Les solutions numériques adoptées dans l'urgence des confinements tendent à s'installer dans la durée. 

88% des avocats ont reconnu que le confinement avait exacerbé les difficultés liées à l'exercice de leur métier, soulignant l'importance de la technologie pour la pérennisation et l'amélioration des performances des cabinets.

a) Télétravail et audiences en ligne accélérées.

La pandémie a contraint les professionnels à adopter de nouveaux usages, notamment le travail à distance et l'utilisation de moyens d'interaction numériques pour communiquer avec leurs clients, les tribunaux et leurs collègues confinés. 

La mise en avant du télétravail a été remarquable.

1) Adoption éclair des plateformes de visioconférence judiciaire.

Dans ce contexte, l'importance des consultations à distance a été clairement démontrée. 

De nouvelles solutions de visioconférence, comme les salles de réunion virtuelles, ont été expérimentées avec succès et ont permis de maintenir le lien avec les clients durant le confinement. 

L'interaction à distance avec les tribunaux est également devenue une nécessité.

b) Évolution des attentes des clients.

L'impact de la révolution numérique et de la situation sanitaire sur le comportement des clients est indéniable. 

La recherche d'un avocat s'effectue désormais majoritairement en ligne. 

Les clients sont devenus plus exigeants en matière  : 

• d'expérience client, 
• de réactivité 
• et de transparence.

1) Demande des services juridiques instantanés et accessibles.

La digitalisation à aider à améliorer l'expérience client en offrant plus de transparence, d'accessibilité et de rapidité. 

Les clients attendent une plus grande instantanéité dans la relation et un accès facile et sécurisé aux documents de leur dossier. 

La rapidité, permise notamment par l'automatisation et la dématérialisation des échanges, est particulièrement appréciée. 

Les solutions numériques sont d'ailleurs appréciées tant par les équipes internes que par les clients.

c) Nouveaux modèles économiques du barreau.

La transformation numérique, accélérée par la crise, oblige les cabinets à repenser leur modèle économique face à la concurrence et à l'émergence de LegalTechs. 

Si certaines LegalTechs peuvent être perçues comme une concurrence, d'autres offrent des outils qui facilitent le travail quotidien des avocats et ouvrent de nouvelles perspectives.

1) Forfaits, abonnements et conseil à distance digitalisé.

L'automatisation et la dématérialisation remettent en question le modèle tarifaire traditionnel basé sur le taux horaire. 

La valeur est de plus en plus perçue dans les tâches réalisées et les conseils apportés. 

De nouvelles offres de services basées sur l'analyse de données, rendue possible par la digitalisation, émergent. 

Les avocats anticipent de devoir prioriser les communications numériques avec les clients. 

Les avocats considèrent le numérique et la technologie comme des investissements fondamentaux pour maintenir leur capacité à prospérer. 

80% des avocats interrogés dans une enquête ont déclaré que leurs besoins en solutions technologiques ont augmenté à la suite de la pandémie et 63% prévoient d'accroître leurs investissements dans ce domaine.

7) Comment se former aux outils digitaux ?

Le savoir-faire numérique, la nouvelle robe noire.

Elle nécessite une adaptation aux évolutions technologiques et une formation continue.

a) Construire un parcours de compétences numériques.

Le point de départ d'une transformation digitale réussie est souvent un audit des usages et processus internes pour identifier les tâches qui peuvent être optimisées.

Il est fondamental d'estimer où se trouve la valeur ajoutée pour ne pas manquer sa transition numérique. 

L'objectif est de développer les compétences nécessaires pour intégrer les technologies numériques dans la pratique quotidienne, notamment pour :  

• la gestion des dossiers, 
• l'automatisation des processus 
• et l'amélioration de la communication client.

1) Étapes de digitalisation et indicateurs de succès

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2) Cybersécurité, automatisation, data : le socle indispensable.

Certaines aires numériques constituent un socle indispensable de compétences à acquérir pour le professionnel du droit. 

La cybersécurité et la protection des données sont essentielles à l'ère du cloud computing et des cyberattaques. 

La numérisation du métier d'avocat impacte directement la sécurité des données. 

Il est capital de chiffrer les données couvertes par le secret professionnel. 

Les cabinets doivent cartographier leurs risques pour réduire la portée des menaces. 

Au-delà de la cybersécurité, la capacité à exploiter les outils digitaux pour optimiser l'expertise métier est essentielle. 

Cela inclut l'automatisation de la création de documents et de contrats, la gestion des flux de documents, et l'utilisation de services basés sur le cloud et de solutions de recherche digitale. 

Comprendre l'IA générative et son impact sur le domaine juridique devient également pertinent.

3) Liste des compétences numériques clés à développer.

• Maîtrise des outils bureautiques avancés
• Culture digitale
• Sécurité informatique
• Communication numérique
• Analyse de données juridiques (Legal Analytics)

b) Exploiter l’écosystème legaltech et les ressources externes.

L'écosystème des Legaltechs offre de nombreuses opportunités pour les cabinets d'avocats. 

Ces entreprises proposent des services et des outils digitaux conçus pour faciliter le travail quotidien des avocats, comme la gestion de la facturation ou la recherche documentaire. 

Les cabinets n'ont pas toujours besoin d'opérer une transformation digitale profonde par eux-mêmes pour accéder à ces technologies.

1) MOOCs, certifications, ateliers de l’Ordre des avocats.

Pour acquérir ces compétences, diverses ressources externes sont disponibles. 

Les institutions judiciaires et les ordres professionnels jouent un rôle en encourageant la formation continue et en proposant des outils digitaux adaptés. 

Des formations dédiées à la digitalisation sont mises en place par des ordres comme celui de Versailles. 

Le Barreau de Paris propose un catalogue des outils numériques et des ressources disponibles. 

Des plateformes offrent des parcours de formation sur l'IA générative spécifiquement pour les juristes et avocats, délivrant des certifications. 

Des MOOCs gratuits, tels que celui proposé par l'ANSSI pour la cybersécurité, sont également des ressources précieuses.

c) Instaurer l’apprentissage continu au sein du cabinet.

Au-delà des formations externes, l'apprentissage continu au sein du cabinet est essentiel. 

Il est important de ne laisser personne en situation d'échec face aux nouveaux outils digitaux.

2) Programme de mentors internes, veille collaborative, KPI formation

Pour mener à bien cette adaptation, vous devez vous appuyer sur les collaborateurs et d'identifier en interne des personnes ressources qui pourront être moteurs de la mutation. 

Il faut trouver au moins un relais par métier (secrétariat, assistant, avocat) et prévoir un temps d'apprentissage et de prise en main des outils numériques utilisés quotidiennement. 

Certaines solutions logicielles incluent une formation sur place, mais un point d'étape régulier et un débriefing en équipe sont fondamentaux pour s'assurer de la bonne compréhension et maîtrise. 

Une approche proactive et réflexive, incluant une veille technologique, est essentielle pour se tenir informé des dernières avancées et anticiper les défis. 

L'accompagnement personnalisé est aussi une composante clé de certains parcours de formation.

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